Klubivirkailijoiden täydennyskoulutus järjestettiin Hirvensalon Meri-Karinassa.

Runsas 20-päinen kuulijakunta seurasi kiinnostuneena koulutusjohtaja Bo Lindbergin esitystä.

Bo aloitti esityksen muistuttamalla klubin ohjesääntöjen säännöllistä tarkistamiseta. Ajanhenki on jatkuvat muutokset ja sen vuoksi ohjesääntökin olisi hyvä tarkistaa ja tarpeen mukaan päivittää noin viiden (5) vuoden välein. Vieläkin tärkeämpää on saattaa käytössä olevat ohjesäännöt klubin jäsenten tietoon säännöllisin väliajoin.

Seuraavaksi käytiin lävitse tiedon saamisen mahdollisuuksia.

Bon mukaan tietolähteitä klubivirkailijoiden tehtävistä on paljon mutta tärkein tietolähde on oman klubin edellisten kausien klubirkailijat. Lisäksi tietoa saa mm. piirikuvernöörin tiedotteista, piirin koulutustilaisuuksista, Lions-julkaisuista, sekä piirin ja Lions-liiton internetsivuilta. Erilliset presidentin-, sihteerin- ja rahastonhoitajan käsikirjat on korvattu uudella klubivirkailijatiimin käsikirjalla (liitteenä).

Tietolähteiden jälkeen Bo kävi seikkaperäisesti lävitse tärkeimmät klubivirkailijoiden roolit. Klubin aktiivinen toiminta perustuu hyvin paljon hallituksen aktiiviseen ja tehokkaaseen toimintaan. Presidentti on klubin selkäranka ja vastaa pitkälle siitä, että klubi-illat ja -kokoukset ovat viihdyttäviä jäsenten kohtaamistapahtumia. Bon sanoin ”Presidentti johtaa itsenäistä rekisteröityä yhdistystä, joka päättää omasta toiminnastaan täysin itsenäisesti noudattaen lions-periaatteita ja klubitoimintaa koskevia ohjesääntöjä”.

Klubisihteeri on klubin tärkein virkailija, eikä turhaan. Kaikki klubin sihteerinä olleet tietävät sen olevan eniten työllistävä virka. Nykypäivänä yhä enemmän tiedotus ja viestintä on siirtynyt verkkoon tuoden monenlaisia lisähaasteita vanhemmille jäsenille. Yksi tärkeimmistä sihteerin tehtävistä on jäsenmäärän ilmoittaminen joka kuukausi jäsenrekisterin kautta. Hyvin yksinkertainen tehtävä mutta vaatii sekin netin käyttöä.

Rahastonhoitaja vastaa siitä, että klubin rahaliikenne, varat ja kirjanpito ovat ajantasalla. Toimeen kuuluu paljon muille jäsenille näkymättömiä tehtäviä ja velvollisuuksia, joiden omaksumiseen menee aikaa. Tämän vuoksi rahastonhoitajan virka pitäisi olla samalla henkilöllä useamman toimintakauden ajan. Lionsklubi on rekisteröity yhdistys. Tästä johtuen se on kirjanpitolain säännösten mukaan kirjanpitovelvollinen ja sen on noudatettava kirjanpitolain säännöksiä ja hyvää kirjanpitotapaa. Kaikki raha mikä kerätään klubin ulkopuolelta kuuluu aktiviteettitilille. Klubin ”sisäiset” keräykset voidaan laittaa hallintotilille ja käyttää klubin jäsenten toimintaan.

DG Tommi Virtanen lisäsi Bon esitykseen: ”Jos Lions-liitto olisi perustettu keräämään rahaa, emme olisi maailman suurin palvelujärjestö!”

Klubivirkailijoiden tehtävien jälkeen käytiin lävitse tekijänoikeuksia - Teosto ja Gramex. Suomen Lions-liiton sopimus musiikin tekijöitä edustavan Teoston sekä esittäjiä ja äänitetuottajia edustavan Gramexin kanssa. Sopimus ja Suomen Lions-liiton maksama vuosikorvaus kattavat lähes kaiken musiikinkäytön lionsklubien, -piirien ja liiton toiminnassa konsertteja ja sellaisia elävän musiikin tilaisuuksia lukuun ottamatta, joissa yleisöä on yli 200 henkilöä. Jos aktiviteetissa soi esimerkiksi musiikki taustalla, siihen on oltava lupa. Lupahakemuksessa klubin tulee viitata sopimukseen esimerkiksi "Suomen Lions-liitto ry:n ja Gramexin/Teoston välinen sopimus". Tämä maininta riittää.

DG Tommi Virtasen puheenvuoron aluksi oli tilaisuudessa olleiden esittelykierros, jossa kukin henkilö kertoi nykyisen tehtävänsä klubissa. Tärkein viesti Tommin esitykessä oli: ”Yhdessä tekemällä asioita saadaan eteenpäin ja piiri on klubeja varten, ei päinvastoin”. Yhdessä tekeminen näkyy myös toimintakauden iskulauseessa:  ”Yhdessä tekemällä tavoitteisiin! ― Tillsammans når vi målen!” Puheensa aikana Tommi korosti klubien ja jäsenten aktiivisuutta tiedottamisessa ulospäin. Jalopeuralehti ei ilmesty, jos ei saada mainoksia ja artikkeleita klubitapahtumista. Samoin paikallislehtiin olisi hyvä saada artikkeleita tapahtumista. Klubien jäsenmäärän lasku on huolestuttava ilmiö ja Suomen kokonaisjäsenmäärä on pudonnut alle 25 000, joka on rajana mm suomenkielisten palvelujen saamiselle pääkonttorin suunnalta. Maailmanlaajuisestikin jäsenmäärät ovat laskusuunnassa ja sen kääntämiseksi on tärkeätä, että jäsenet viihtyvät klubitoiminnassa. Sekä vanhat jäsenet että uudet, vastaliittyneet jäsenet.

IPDG Reino Laine korosti puheenvuorossaan palautteen antamisen ja palkitsemisen tärkeyttä. Tavallisesti toimintakauden lopussa ja mahdollisissa klubin juhlatilaisuuksissa presidentti suorittaa palkitsemiset kauden aikana hyvin suoritetuista tehtävistä. Usein kuitenkin unohdetaan pitkäaikaiset jäsenet, jota ovat enemmän taustalla tukemassa ja neuvomassa nuorempia jäseniä. Pitkäaikaiset jäsenmerkit tulevat ”automaattisesti”, kunhan klubi niitä anoo Suomen Lions-liitolta. Piirin kuvernöörillä on myös piirin klubien määrään perustuva määrä ansiomerkkejä, joita klubit voivat anoa kauden aikana ansioituneille jäsenille. Lisäksi ovat Melvin Jones ja Arne Ritarisäätiön Lions Ritari-arvonimet klubeissa ansioituneille jäsenille.

Tulevia koulutuksia ovat mm toukokuussa 2014 järjestettävä uusien virkamiesten koulutus sekä kevättalvella järjestettävä johtajakoulutus. Lisäksi pyritään järjestämään liiton viestintäjohtajan ohjaama koulutus viestinnästä. Tavoitteena on viedä koulutustapahtumia lähemmäs klubeja, jolloin myös piirin laitakunnissa olevilla klubeilla on parempi mahdollisuus osallistua koulutuksiin. Itseopiskeluun on mahdollisuus netin kautta, josta löytyy mm syventävää koulutusta sihteerin tehtäviin.

”Yhdessä tekemällä tavoitteisiin! ― Tillsammans når vi målen!”

Linkit koulutusmateriaaleihin sekä kansainvälisen presidentin Barry Palmerin teemavideoon "Follow Your Dream", seuraa unelmaasi.

Koulutusmateriaali
Klubivirkailijatiimin käsikirja
Lions-ansiomerkkiohje klubeille

Barry Palmerin teemavideo

Kuva ja teksti:
Piirin 107 A Tiedotus ja PR
Webmaster Ismo Viinikainen